Warto wiedzieć, że bardzo duża liczba osób prowadzących działalność gospodarczą obawia się braku poszczególnych dokumentów w przypadku ewentualnej kontroli urzędu skarbowego. Nie wszyscy wiedzą bowiem, jak dokładnie powinna wyglądać archiwizacja faktur. W jaki sposób powinna być przechowywana dokumentacja firmowa.

Obowiązek przechowywania faktur

Należy mieć świadomość, że podatnicy mają obowiązek przechowywania nie tylko i wyłącznie wystawianych przez siebie faktur, ale również duplikatów. Identyczna sytuacja powinna mieć miejsce w przypadku otrzymanych faktur. Koniecznie trzeba zdawać sobie sprawę, że omawiane dokumenty powinny być bardzo dokładne przechowywane w podziale na określone okresy rozliczeniowe w taki sposób, który będzie gwarantował ich stosunkowo proste odszukanie.

Jakie można wyróżnić metody przechowywania?

Warto wiedzieć, że najbardziej tradycyjnym rozwiązaniem w obrocie gospodarczym jest przechowywanie faktur w papierowej formie. Godny uwagi jest fakt, że obecnie przepisy uwzględniają również inne metody na przechowywanie tego typu dokumentów. Należy mieć świadomość, że według najnowszych regulacji dokumenty księgowe mogą być także przechowywane w wersji elektronicznej. Świetnym przykładem mogą być nośniki typu płyta CD.

Elektroniczne przechowywanie faktur

Każdy podatnik, który zdecyduje się na elektroniczne przechowywane faktur powinien w pierwszej kolejności zapoznać bardzo dokładnie z takimi pojęciami, jak: integralność treści oraz autentyczność pochodzenia faktury.

Wspomniana wcześniej autentyczność pochodzenia faktury jest w najprostszym możliwym ujęciu pewnością przedsiębiorcy co do tożsamości usługodawcy czy dostawcy. Z kolei integralność treści polega na tym, że w danej fakturze nie została dokonana żadna zmiana danych, które powinna zawierać.

Koniecznie trzeba zdawać sobie sprawę, że wymienione cechy faktur mogą zostać zagwarantowane przede wszystkim dzięki odpowiednim kontrolom biznesowym. Wystarczy bowiem bardzo dokładnie sprawdzić autentyczność danych wystawcy danej faktury. Nie można oczywiście zapomnieć, aby podczas przechowywania faktur w wersji elektronicznej poszczególne pliki były zabezpieczone w sposób, który nie będzie pozwalał na jakiekolwiek modyfikowanie treści faktury.

Obowiązki podatnika

Należy mieć świadomość, że obowiązkiem podatników jest zagwarantowanie organom podatkowym lub kontroli skarbowej dostępu do faktur praktycznie w każdej sytuacji. Konieczne jest również umożliwienie pobierania czy przetwarzania danych znajdujących się w wspomnianych dokumentach.

W jakim miejscu należy przechowywać faktury?

Warto wiedzieć, że zgodnie z obowiązującą ustawą o VAT wszyscy podatnicy, którzy prowadzą działalność gospodarczą, która ma siedzibę w kraju, muszą przechowywać wszystkie faktury na terenie Polski. Oczywiście wyjątkiem będą dokumenty, które są przez przedsiębiorcę przechowywane w wersji elektronicznej. W wspomnianym przypadku możliwe jest przechowywanie faktur poza granicami Polski. Oczywiście organy podatkowe czy skarbowe muszą mieć dostęp do faktur drogą online.